Sekretariat Burmistrza

SEKRETARIAT BURMISTRZA

 
Katarzyna Rzepczak - pomoc administracyjna
tel. (63) 274 88 10, 274 88 02
fax (63) 274 88 11
 ____________________________________________________
 
 

Do zadań stanowiska ds. kancelaryjnych i obsługi sekretariatu należy zapewnienie obsługi organizacyjnej Burmistrzowi, Zastępcy Burmistrza i Sekretarzowi oraz sprawy kancelaryjno – techniczne, a w szczególności:

  1. obsługa sekretariatu Burmistrza, jego Zastępcy i Sekretarza Gminy,
  2. zakup środków i materiałów zapewniających prawidłowe funkcjonowanie sekretariatu, organizację spotkań i posiedzeń, w tym artykułów żywnościowych i napojów,
  3. zakupy materiałów biurowych i środków czystości na potrzeby Urzędu,
  4. zakupy wiązanek i upominków okolicznościowych,
  5. przyjmowanie i wysyłanie korespondencji do i na zewnątrz Urzędu,
  6. prowadzenie ewidencji korespondencji, zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
  7. ewidencjowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej w programie e-Dokumenty,
  8. przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza i Sekretarza,
  9. prenumerata czasopism,
  10. przyjmowanie interesantów oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych stanowisk,
  11. przygotowywanie zaproszeń na uroczystości organizowane przez Burmistrza Gminy,
  12. prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych,
  13. prowadzenie rejestru osób upoważnionych do dokonywania zakupów na rachunek Gminy Zagórów,
  14. prowadzenie rejestru delegacji służbowych i wydawanie ich pracownikom,
  15. prowadzenie rejestru kart drogowych i wydawanie ich pracownikom,
  16. prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania,
  17. gromadzenie i przechowywanie kluczy zapasowych od pomieszczeń urzędu,
  18. prowadzenie spraw związanych z siecią telefoniczną: komórkową i stacjonarną,                      
  19. przyjmowanie zgłoszeń awarii oświetlenia ulicznego i przekazywanie ich do realizacji.
  20. wykonywanie czynności oraz podejmowanie działań, środków technicznych  i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych.
  21. zabezpieczanie danych osobowych przed ich udostępnianiem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszaniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem   lub zniszczeniem.
  22. podejmowanie odpowiednich działań w wypadku wykrycia naruszeń w systemie zabezpieczeń lub podejrzenia naruszenia.
  23. współpraca z Sekretarzem Gminy w zakresie prowadzenia spraw związanych kontrolą zarządczą.
  24. pełnienie zastępstw w zakresie wydawania zaświadczeń i potwierdzania oświadczeń o osobistym prowadzeniu gospodarstwa rolnego i posiadaniu kwalifikacji rolniczych oraz innych zaświadczeń z zakresu prowadzonych spraw.