Metody dostarczania dokumentów elektronicznych

 

Metody dostarczania dokumentów elektronicznych

       Zgodnie z Ustawą o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne Dz. U. z 2005r. Nr 64 poz. 565 i z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 roku w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. Nr 200 poz. 1651) w Urzędzie Miejskim w Zagórowie uruchomiona została elektroniczna skrzynka podawcza.

1. Elektroniczna Skrzynka Podawcza

Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) na ePUAP umożliwia komunikację elektroniczną pomiędzy obywatelem a jednostką administracji publicznej.


Skrzynka ta działa w ramach rządowego projektu e-PUAP, który udostępnia platformę wymiany korespondencji elektronicznej na stronie www.epuap.gov.pl. Obecna funkcjonalność skrzynki jest nieustannie poszerzana. Pieczę nad tym procesem sprawuje Departament ds. Informatyzacji przy MSWiA.

 Dokumenty składane drogą elektroniczną należy podpisać bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym kwalifikowanym certfikatem lub profilem zaufanym, który można uzyskać bezpłatnie wysyłając wniosek na platformie ePUAP i potwierdzając go w punkcie potwierdzającym ten profil. Szczegółowa instrukcja podpisywania dokumentów wraz z niezbędnym oprogramowaniem i innymi informacjami potrzebnymi do użytkowania certyfikatów (instrukcje obsługi, instalacji czy oprogramowanie umożliwiające podpisywanie i weryfikację certyfikatów) znajdą Państwo na stronie wystawcy swojego certyfikatu.

W celu korespondencji z Urzędem Miejskim w Zagórowie za pomocą paltformy e-PUAP należy wykonać następujące kroki:

  1. Założyć konto na stronie  http://www.epuap.gov.pl – konto jest bezpłatne.
  2. Po otrzymaniu loginu zalogować się do e-PUAP - http://www.epuap.gov.pl/.
  3. Po zalogowaniu się do systemu e-PUAP wybieramy kolejno opcje „Katalog Spraw”-  „ Sprawy Ogólne” „Pismo do Urzędu”- „Najczęściej załatwiane sprawy”- „Pismo ogólne do podmiotu publicznego” – „Załatw sprawę”.
  4. Po chwili zostanie wygenerowany formularz pisma ogólnego.
  5. W polu Ustaw/zmień adresata wpisujemy początek nazwy instytucji lub adres skrytki ESP

 (adres skrytki ESP Urzędu Miejskiego w Zagórowie /3023084/SkrytkaESP)

  1. Wypełniamy pozostałe pola formularzu (treść pisma, załączniki)
  2. Po uzupełnieniu klikamy „Dalej”. Na ekranie wyświetli się podgląd pisma z możliwością edytowania. Następnie podpisujemy pismo i wysyłamy

Po wysłaniu elektronicznego dokumentu, na adres skrytki odbiorczej użytkownika na ePUAP zostanie wygenerowane automatyczne Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)/Urzedowe Potwierdzenie Przedłożenia (UP). Otrzymanie UPO/UPP jest równoznaczne z przyjęciem przez Urząd Miejski w Zagórowie przesłanego wniosku elektronicznego.

2. Poczta elektroniczna

Dokument elektroniczny podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym można także wysłać na adres poczty elektronicznej umg@zagorow.pl

Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania. Wysłanie dokumentów tą drogą nie zapewnia uzyskania urzędowego poświadczenia odbioru. Takie poświadczenie można uzyskać przekazując dokument korzystając z ePUAP.

Wymagania dla dokumentów elektronicznych dostarczanych do Urzędu Miejskiego w Zagórowie:

1. Dokumenty elektroniczne muszą być podpisane ważnym, bezpiecznym podpisem elektronicznym - chyba, że przepisy stanowią inaczej.

2. Urząd Miejski w Zagórowie akceptuje wszystkie formaty załączników zgodnie z załącznikiem nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

3. Dokumenty elektroniczne doręczane do Urzędu zawierające wirusy lub inne niebezpieczne elementy będą automatycznie odrzucane i nie zostaną wprowadzone do systemu teleinformatycznego Urzędu.